Cohortes en Moodle: matricular a toda una promoción en varios cursos a la vez

En esta guía ▾

1. Cuándo conviene usar cohortes
2. Paso 1: crear la cohorte
3. Paso 2: agregar los alumnos a la cohorte
4. Paso 3: sincronizar la cohorte con cada curso
5. Qué pasa cuando alguien entra o sale de la cohorte
6. Matricular cohorte una sola vez (sin sincronizar)
7. Problemas comunes
8. Nota para Moodle 5.x
9. Preguntas frecuentes

Para matricular a una promoción entera en varios cursos, crea una cohorte en Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Cohortes, agrégale los alumnos y luego, en cada curso, ve a Participantes > Métodos de matriculación y agrega Sincronizar cohorte. A partir de ahí la matrícula se mantiene sola: quien entra a la cohorte queda matriculado en todos esos cursos.

Es la forma más ordenada de trabajar cuando cada ciclo llega una promoción nueva que lleva los mismos 6 u 8 cursos.

Cuándo conviene usar cohortes

Piensa en una cohorte como «la lista oficial» de una promoción o de un área. Algunos ejemplos:

• Un instituto: «Enfermería Técnica 2027-I, turno noche», con 35 alumnos que llevan 7 cursos.
• Una academia preuniversitaria: «Ciclo Anual Ingenierías», matriculado en todos los cursos y en el curso de simulacros.
• Una empresa: «Ingresantes octubre», que deben llevar Inducción y SST.

Si solo tienes un curso, no necesitas cohortes: matricula directamente como explicamos en Cómo matricular alumnos en Moodle. Las cohortes valen la pena cuando la misma lista entra a varios cursos.

Paso 1: crear la cohorte

1. Entra como administrador (o con un rol que pueda gestionar cohortes).
2. Ve a Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Cohortes.
3. Haz clic en Añadir nueva cohorte.
4. Completa: - Nombre: algo que se entienda en un año, por ejemplo «ENF 2027-I Noche». - Contexto: Sistema si la usarás en cursos de varias categorías; la categoría de la carrera si solo se usará ahí (así los gestores de esa categoría también pueden administrarla). - ID de la cohorte: un código corto y único, por ejemplo enf-2027-1-noche. Es el dato que usarás en los CSV. - Visible: déjalo marcado si los docentes deben poder elegir esta cohorte en sus cursos.
5. Haz clic en Guardar cambios.

Si tienes muchas cohortes que crear al inicio del año, usa la pestaña Actualizar cohortes (en inglés, Upload cohorts): sube un CSV con la columna obligatoria name y, si quieres, idnumber, description, visible y la categoría (category_idnumber, por ejemplo). Este archivo crea las cohortes vacías; los miembros se agregan aparte.

Paso 2: agregar los alumnos a la cohorte

Tienes tres caminos, según cuántos sean:

Ejemplo de CSV para alumnos que ya tienen cuenta (con DNI como nombre de usuario):

username,cohort1 45871236,enf-2027-1-noche 70321458,enf-2027-1-noche 08765432,enf-2027-1-noche

Dos detalles que causan la mayoría de errores:

• En cohort1 va el ID de la cohorte, no su nombre. Si escribes un nombre que no coincide con ningún ID, Moodle crea una cohorte nueva con ese texto y tus alumnos terminan en una cohorte duplicada.
• Si abres el CSV en Excel, los DNI que empiezan con 0 pierden el cero. Guarda la columna como texto o edita el archivo en un editor de texto. Más detalles sobre el DNI en DNI en Moodle.

Paso 3: sincronizar la cohorte con cada curso

1. Entra al curso y abre Participantes.
2. En el menú desplegable de la parte superior elige Métodos de matriculación.
3. En Añadir método, elige Sincronizar cohorte.
4. Completa: - Cohorte: la que creaste. - Asignar rol: Estudiante. - Agregar al grupo: Ninguno, un grupo que ya exista o Crea un nuevo grupo. Si la promoción es el turno noche, crea un grupo «Noche» y así los informes y el libro de calificaciones se pueden filtrar por turno.
5. Haz clic en Añadir método.

Si todo salió bien, en Participantes verás a todos los miembros con el método de matrícula de la cohorte. Repite el paso 3 en cada curso del ciclo.

Para docentes no uses la misma cohorte que para alumnos: haz una cohorte «Docentes ENF 2027-I» y sincronízala con rol Profesor, o asígnalos uno por uno como explicamos en Cómo asignar un profesor a un curso.

Qué pasa cuando alguien entra o sale de la cohorte

• Entra a la cohorte: queda matriculado en todos los cursos donde la cohorte está sincronizada. El cambio lo aplica una tarea programada, así que puede tardar unos minutos.
• Sale de la cohorte: con el ajuste por defecto del sitio, Moodle lo da de baja de esos cursos. Al dar de baja se pierden sus datos de participación en el curso (su nota sale del libro de calificaciones).

El comportamiento de la salida se cambia en Administración del sitio > Extensiones > Matriculaciones > Sincronizar cohorte, ajuste Acción externa de baja de la matrícula. Las opciones son Dar de baja al usuario del curso, Deshabilitar la matriculación en el curso y Deshabilitar la matriculación en el curso y eliminar los roles. Para instituciones que retiran alumnos a mitad de ciclo, «Deshabilitar» es más seguro: el alumno deja de entrar pero sus notas se conservan.

Moodle te lo advierte al quitar miembros: quitar usuarios de una cohorte puede darlos de baja de muchos cursos a la vez. Revísalo antes de limpiar una cohorte al terminar el año. Si lo que quieres es cerrar el acceso a un alumno, mira Cómo suspender a un alumno sin borrar sus notas.

Matricular cohorte una sola vez (sin sincronizar)

En Participantes > Matricular usuarios también existe el campo Seleccionar cohortes. Esa opción matricula a los miembros actuales de forma manual y una sola vez: si después agregas a alguien a la cohorte, no entra al curso, y si lo quitas, no sale. Úsala para un curso puntual (un taller de un día); para un ciclo completo usa Sincronizar cohorte.

Problemas comunes

«Sincronizar cohorte» no aparece en Añadir método. No hay cohortes disponibles para la categoría del curso (la cohorte está en otra categoría), el método está desactivado en Gestionar plugins de matriculación o tu rol no puede ver cohortes. Si la cohorte está marcada como no visible, los docentes no la verán.

Subí el CSV y los alumnos no aparecen en la cohorte. Revisa que la columna se llame exactamente cohort1 y que el valor sea el ID de la cohorte. Mira también si se creó una cohorte nueva con el nombre que escribiste.

Agregué alumnos a la cohorte pero no están en el curso. Espera unos minutos a que corra la tarea programada y recarga Participantes. Si siguen sin aparecer, confirma que el método de cohorte del curso esté activo (el ícono del ojo abierto).

Con miaula.pe Si tu institución trabaja por promociones, el soporte de miaula.pe puede dejarte las cohortes del ciclo creadas y sincronizadas con los cursos a partir de tu lista de alumnos. Mira cómo lo aplicamos en institutos.

Nota para Moodle 5.x

En Moodle 5.0 a 5.3 las cohortes y el método Sincronizar cohorte funcionan igual y están en las mismas rutas. La referencia oficial está en la página de Cohortes de docs.moodle.org.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre una cohorte y un grupo en Moodle?

La cohorte vive a nivel del sitio o de una categoría y sirve para matricular a muchas personas en muchos cursos. El grupo vive dentro de un curso y sirve para separar alumnos en ese curso, por ejemplo por turno. Puedes combinar ambos: al sincronizar la cohorte, Moodle puede meter a sus miembros en un grupo.

¿Cómo subo alumnos a una cohorte con un archivo CSV?

Con Subir usuarios, agregando la columna cohort1 con el ID de la cohorte. Para usuarios que ya existen basta con las columnas username y cohort1. El archivo de Subir cohortes solo crea cohortes, no les agrega miembros.

Si saco a un alumno de la cohorte, ¿pierde sus notas?

Con Sincronizar cohorte, por defecto Moodle lo da de baja de todos los cursos sincronizados, y la baja borra su participación en el curso. Si solo quieres quitarle el acceso un tiempo, es mejor suspender su matrícula o cambiar el ajuste del sitio para que suspenda en lugar de dar de baja.

¿Por qué no aparece Sincronizar cohorte en Métodos de matriculación?

Porque no hay ninguna cohorte disponible para la categoría de ese curso, porque el método está desactivado en el sitio o porque tu rol no puede ver cohortes. Crea la cohorte en el sistema o en la categoría del curso y vuelve a intentarlo.