DNI en Moodle: usarlo como usuario y agregar campos de perfil propios

En esta guía ▾

1. Nombre de usuario, Número de ID o campo propio
2. El DNI como nombre de usuario
3. El Número de ID
4. Crear campos de perfil propios
5. Cargar los campos por CSV
6. Problemas comunes
7. Nota para Moodle 5.x
8. Preguntas frecuentes

El DNI se puede guardar en tres lugares de Moodle, y cada uno sirve para algo distinto: en el Nombre de usuario, para que el alumno ingrese con él; en el Número de ID, como dato interno para reportes y certificados; o en un campo de perfil propio, cuando necesitas además el tipo de documento. Los campos propios se crean en Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Campos de perfil del usuario y se llenan por CSV con la columna profile_field_ más el nombre corto del campo.

Decidirlo antes de cargar el primer ciclo te ahorra cuentas duplicadas y reportes incompletos.

Nombre de usuario, Número de ID o campo propio

La combinación que mejor funciona en institutos y academias del Perú:

• Nombre de usuario = número de documento (DNI, CE o pasaporte en minúsculas).
• Número de ID = el mismo número o el código de alumno de la institución.
• Campo propio Tipo de documento (DNI, CE, Pasaporte) para los alumnos extranjeros.

El DNI como nombre de usuario

El nombre de usuario acepta letras minúsculas, números, guion (-), guion bajo (_), punto (.) y arroba (@). Un DNI como 08765432 es válido; un pasaporte como AB123456 se guarda como ab123456, porque Moodle convierte los nombres de usuario a minúsculas al cargarlos por CSV.

Al crear la cuenta a mano, escribe el DNI en Nombre de usuario. Al cargar por CSV, ponlo en la columna username:

username,password,firstname,lastname,email,idnumber 08765432,Temporal2027*,María,Huamán Quispe,[email protected],08765432 45871236,Temporal2027*,Luis,Ramos Díaz,[email protected],45871236

Dos errores frecuentes:

• El cero inicial desaparece. Excel convierte 08765432 en 8765432 al guardar el CSV. Formatea la columna como texto antes de escribir o edita el archivo en un editor de texto plano. Si ya pasó, renombra las cuentas afectadas.
• El alumno escribe espacios o puntos. Indícale que ingrese solo los números del DNI.

Si el alumno además tiene correo institucional, el administrador puede permitir el ingreso con correo, pero el nombre de usuario sigue siendo el DNI. Los pasos para crear la cuenta están en Cómo crear un usuario en Moodle.

El Número de ID

Número de ID está en el perfil del usuario, en la sección de datos opcionales de Editar perfil. Pensado para el código de la persona en otro sistema, sirve para:

• Mostrarlo como columna en Participantes y en la lista descargada.
• Cruzar datos con el sistema académico o de pagos.
• Imprimirlo en certificados que permiten campos del usuario.

Para que aparezca en Participantes, el administrador lo marca en Administración del sitio > Usuarios > Permisos > Políticas de usuario > Mostrar identidad de usuario. Lo detallamos en Cómo exportar la lista de alumnos a Excel.

Ten en cuenta que Moodle no valida que el Número de ID sea único. Si necesitas esa garantía, usa un campo propio con ¿Deberían ser únicos los datos? en Sí.

Crear campos de perfil propios

1. Ve a Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Campos de perfil del usuario.
2. (Opcional) Haz clic en Crear una nueva categoría de perfiles, por ejemplo «Datos académicos», para agruparlos.
3. En Crear un nuevo campo de perfil, elige el tipo.
4. Completa los Ajustes comunes y los Ajustes específicos (abajo te digo qué poner).
5. Haz clic en Guardar cambios.

Si todo salió bien, el campo aparece en la lista y en el formulario Editar perfil de cada usuario, dentro de su categoría.

Tipos de campo

Ajustes de cada campo

El nombre corto no se cambia después sin consecuencias: es el que usarás en los CSV. Escríbelo en minúsculas, sin espacios ni tildes.

Sobre la visibilidad: Todos pueden verlo muestra el dato a cualquier usuario que vea el perfil, incluso compañeros de curso. Para documentos de identidad, elige la opción que lo limita al propio usuario, docentes y administradores, o No visible si solo lo usará la administración.

Cargar los campos por CSV

Los campos propios se llenan con Subir usuarios usando columnas profile_field_ + nombre corto:

username,profile_field_tipodoc,profile_field_nrodoc,profile_field_sede 08765432,DNI,08765432,Lima cx001234,CE,001234567,Arequipa

• El campo tiene que existir antes; si no, la carga falla indicando que el nombre del campo no es válido.
• En los menús desplegables, el valor debe escribirse exactamente como una de las opciones (Lima, no lima).
• Para usuarios que ya existen, elige Actualizar sólo usuarios existentes y Sobrescribir con valores del archivo.

Los campos de perfil también sirven para filtrar en Acciones de usuario masivas (por ejemplo, todos los de sede Arequipa) y, desde ahí, añadirlos a una cohorte, como explicamos en Cohortes en Moodle.

Problemas comunes

«El nombre de usuario solo puede contener…». Hay mayúsculas, espacios o caracteres no permitidos. Usa solo números y minúsculas.

Dos alumnos con el mismo DNI en Número de ID. Moodle no lo impide. Busca el duplicado en la lista de usuarios y corrige; para el futuro, usa un campo propio único.

El campo nuevo no sale en Participantes. Crear el campo no lo muestra en listas: hay que agregarlo en Mostrar identidad de usuario.

El alumno no puede corregir su número de documento. El campo está bloqueado. El administrador lo edita desde Editar perfil.

Con miaula.pe En miaula.pe dejamos preparados los campos de perfil que tu institución necesita (tipo y número de documento, sede, turno) y una plantilla CSV para cargar a tus alumnos con el DNI como usuario. Mira cómo trabajamos con institutos.

Nota para Moodle 5.x

En Moodle 5.0 a 5.3 los campos de perfil y el Número de ID funcionan igual. La documentación oficial está en User profile fields.

Preguntas frecuentes

¿Puedo usar el DNI como nombre de usuario en Moodle?

Sí. El nombre de usuario acepta números, letras minúsculas y los signos guion, guion bajo, punto y arroba, así que un DNI de 8 dígitos es válido. El alumno ingresa con su DNI y su contraseña.

¿Qué es el Número de ID en Moodle?

Es un campo del perfil pensado para el código de la persona en otro sistema: DNI, código de alumno o código de trabajador. No sirve para iniciar sesión y Moodle no impide que se repita, pero se puede mostrar en Participantes y en las descargas.

¿Cómo creo un campo de perfil personalizado?

En Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Campos de perfil del usuario, elige el tipo en Crear un nuevo campo de perfil, completa el nombre corto y el nombre, define si es obligatorio, bloqueado o único y quién puede verlo, y guarda.

¿Cómo lleno un campo personalizado para muchos alumnos?

Con Subir usuarios, agregando una columna llamada profile_field_ seguido del nombre corto del campo, por ejemplo profile_field_sede. El campo debe existir antes de subir el archivo.

¿Por qué Moodle borró el cero inicial del DNI?

Moodle no lo borra: lo hace Excel al guardar el CSV, porque trata el DNI como número. Formatea la columna como texto antes de guardar o edita el CSV en un editor de texto.