Cómo exportar la lista de alumnos de un curso de Moodle a Excel

En esta guía ▾

1. Paso a paso desde Participantes
2. Qué columnas trae el archivo
3. Formatos de descarga: cuál elegir
4. Cómo agregar el DNI u otra columna
5. Exportar usuarios de todo el sitio
6. Otras listas que la gente confunde con esta
7. Problemas comunes
8. Nota para Moodle 5.x
9. Preguntas frecuentes

Para exportar la lista de alumnos de un curso, entra a Participantes, filtra por el rol Estudiante, selecciona a todos y en el menú Con los usuarios seleccionados... elige Microsoft Excel (.xlsx), que está bajo Descargar datos de tabla como. En pocos segundos tienes el archivo con nombre, apellidos, correo (u otros campos de identidad) y grupo de cada alumno.

Lo hace el docente del curso, el coordinador o el administrador. No hace falta ningún plugin.

Paso a paso desde Participantes

1. Entra al curso y abre Participantes en la barra del curso.
2. Arriba de la lista, en Filtros, agrega la condición Roles y elige Estudiante. Haz clic en Aplicar filtros. Así no se cuelan docentes ni el coordinador en tu lista.
3. Si quieres solo un turno o una sección, agrega también la condición Grupos y elige el grupo (por ejemplo, «Turno noche»).
4. Marca la casilla de la cabecera de la tabla (la que está al lado de Nombre). Eso selecciona a los alumnos de la página actual.
5. Si el curso tiene más alumnos de los que caben en una página, aparece el botón Seleccione a todos los usuarios con el número total. Haz clic en él para que la selección incluya a todos, no solo a los visibles.
6. Baja al final de la lista y abre el menú Con los usuarios seleccionados....
7. En el grupo Descargar datos de tabla como, elige Microsoft Excel (.xlsx).

La descarga empieza sola. El archivo se llama algo como courseid_25_participants.xlsx, donde el número es el identificador del curso. Si todo salió bien, al abrirlo verás una fila por alumno, ordenada por apellido o nombre según la configuración del sitio.

Qué columnas trae el archivo

No trae el rol, el estado de la matrícula ni el último acceso. Para eso hay otras herramientas que veremos abajo.

Si el curso está en grupos separados y tu rol solo puede ver tus grupos, la descarga incluye solo a los alumnos de tus grupos. Es intencional: un docente del turno mañana no exporta los datos del turno noche.

Formatos de descarga: cuál elegir

Los nombres de los formatos pueden aparecer en inglés aunque el aula esté en español. Si tu aula no muestra alguno, es porque el administrador lo desactivó.

Cómo agregar el DNI u otra columna

Si la descarga solo trae el correo y necesitas el DNI, el administrador debe agregarlo a los campos de identidad:

1. Ve a Administración del sitio > Usuarios > Permisos > Políticas de usuario.
2. Busca Mostrar identidad de usuario.
3. Marca los campos que quieres ver en Participantes y en la descarga: Número de ID, Ciudad, Teléfono, Institución, Departamento o un campo de perfil propio (por ejemplo, «DNI»).
4. Haz clic en Guardar cambios.

Vuelve a Participantes: las nuevas columnas aparecen en la tabla y en la próxima descarga. Ojo: esos datos los verán todos los que puedan ver la lista de participantes (por defecto, los docentes). No marques datos sensibles si no son necesarios para el trabajo del curso.

Si tu institución aún no guarda el DNI en el aula, revisa DNI en Moodle: usarlo como usuario y agregar campos de perfil propios antes de cargar a los alumnos del próximo ciclo.

Exportar usuarios de todo el sitio

Cuando el coordinador necesita «todos los alumnos de la carrera» o «todos los usuarios del aula», no conviene descargar curso por curso. El administrador puede hacerlo de una sola vez:

1. Ve a Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Acciones de usuario masivas.
2. Usa los filtros (por ejemplo, por correo, por ciudad o por un campo de perfil) y haz clic en Añadir filtro.
3. Pasa los usuarios a la lista de la derecha con Añadir todos o Añadir a la selección.
4. En Con los usuarios seleccionados..., elige Descargar y luego el formato.

Este archivo sí trae más datos del perfil: nombre de usuario, correo, Número de ID, institución, departamento, teléfonos, ciudad, país y los campos de perfil personalizados. Por eso lo usa solo el administrador.

Otras listas que la gente confunde con esta

• Lista con notas: se saca del libro de calificaciones, en Calificaciones > Exportar, no de Participantes.
• Alumnos que no han entrado: usa el filtro de inactividad de Participantes, explicado en Qué alumnos no han ingresado al aula virtual.
• Qué hizo cada alumno y cuándo: Informes > Registros, que tiene su propia opción de descarga. Lo vemos en Informes de Moodle para coordinadores.

Problemas comunes

«No hay usuarios seleccionados». Hiciste clic en el menú sin marcar ninguna casilla. Marca la casilla de la cabecera y vuelve a intentarlo.

El Excel tiene menos alumnos que el curso. Seleccionaste solo la página visible. Usa el botón Seleccione a todos los usuarios o el enlace Mostrar todos al pie de la tabla antes de descargar. También revisa que no haya filtros aplicados que olvidaste (un grupo, un estado).

Salen alumnos retirados. La lista incluye a los matriculados con matrícula suspendida. Agrega el filtro Estatus: Activo antes de seleccionar.

No veo «Descargar datos de tabla como» en el menú. Tu rol no tiene permiso para ver los datos de los participantes en ese curso. Pídeselo al coordinador o al administrador.

Los DNI con cero adelante salen sin el cero. Excel trata el DNI como número y borra el cero. Descarga en formato .csv y, en Excel, usa Datos > Desde texto/CSV marcando esa columna como texto. En Moodle el dato sigue completo; solo cambia cómo lo muestra la hoja de cálculo.

Con miaula.pe En las aulas de miaula.pe el soporte puede dejarte configurados los campos de identidad que tu institución necesita (DNI, código de alumno, sede) para que la lista exportada salga completa desde el primer día. Mira el detalle para institutos.

Nota para Moodle 5.x

En Moodle 5.0 a 5.3 la descarga funciona igual desde Participantes. La página oficial de Participantes en docs.moodle.org describe los filtros y las acciones en bloque.

Preguntas frecuentes

¿Cómo descargo la lista de alumnos de un curso de Moodle?

En Participantes selecciona a los alumnos, abre el menú Con los usuarios seleccionados... y elige Microsoft Excel (.xlsx) en el grupo Descargar datos de tabla como. La descarga empieza de inmediato.

¿Por qué el Excel no trae el DNI ni el teléfono?

Porque la descarga solo incluye los campos de identidad que el administrador activó en Mostrar identidad de usuario. Si el DNI está en Número de ID o en un campo de perfil propio, hay que agregarlo a ese ajuste.

¿Puedo exportar a todos los usuarios del aula, no solo de un curso?

Sí, como administrador, desde Administración del sitio > Usuarios > Cuentas > Acciones de usuario masivas: filtras, pasas los usuarios a la lista de seleccionados y eliges Descargar. Ese archivo trae más datos del perfil, incluidos los campos personalizados.

¿La lista exportada incluye el último acceso?

No. La descarga de Participantes trae nombre, apellidos, campos de identidad y grupos. Para saber quién no ha entrado usa el filtro de inactividad en Participantes o el informe de Registros.